Ratgeber & Checklisten

KI-Telefonie —
Schritt für Schritt.

Praktische Anleitungen und Checklisten für jeden Schritt: von der Auswahl des passenden Systems über die Einführung bis zum laufenden Betrieb. Erstellt aus über 500 Onboardings echter Kunden.

10+
Ratgeber-Artikel
4
Praxis-Checklisten
500+
Erfahrungen aus Onboardings
15 Min
Pro Woche für Optimierung

Ratgeber

In drei Phasen zur produktiven KI-Telefonie.

Wir haben die Reise unserer Kunden in drei klare Phasen gegliedert. Für jede Phase finden Sie die wichtigsten Ratgeber-Artikel.

Praxis-Checklisten

Direkt anwendbar.
Kein Download nötig.

Vier kompakte Checklisten, die Sie in jeder Phase Ihres Projekts unterstützen. Markieren Sie sich die Punkte, die für Ihr Unternehmen relevant sind.

Anbieter-Auswahl-Checkliste

12 Punkte, die Sie vor dem Vertragsabschluss prüfen sollten

  • Sprachqualität auf Deutsch (inkl. Dialekte) im Live-Test geprüft
  • DSGVO-konform mit AVV nach Art. 28 DSGVO
  • Datenverarbeitung in der EU (Hosting-Standort dokumentiert)
  • Liste aller Sub-Auftragsverarbeiter verfügbar
  • Bestehende Telefonnummer kann angebunden werden
  • Mindestens eine Schnittstelle zu Ihrem CRM / Kalender
  • Webhooks oder API für eigene Automatisierungen
  • Live-Übergabe an menschliche Mitarbeitende möglich
  • Transparente Preise — keine versteckten Setup-Gebühren
  • Monatlich kündbar oder klare Vertragslaufzeit dokumentiert
  • Reaktionszeiten / SLA für Support definiert
  • Referenzkunden aus Ihrer Branche vorhanden

DSGVO-Checkliste für KI-Telefonie

Was Sie als Verantwortlicher dokumentieren müssen

  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen
  • Sub-Auftragsverarbeiter-Liste in Datenschutz-Erklärung aufgenommen
  • Anrufer werden zu Beginn des Gesprächs informiert
  • Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) geprüft
  • Verarbeitungsverzeichnis aktualisiert
  • Speicher- und Löschfristen für Transkripte definiert
  • Zugriffsrechte im System rollenbasiert vergeben
  • Datenschutzerklärung der Website angepasst
  • Mitarbeitende auf Datenschutz geschult
  • Verfahren für Auskunfts- und Löschanfragen etabliert

Go-Live-Checkliste

Das prüfen Sie kurz vor der Live-Schaltung

  • Begrüßungstext final freigegeben
  • Alle gewünschten Anliegen im Test-Gespräch durchgespielt
  • Übergabe an Mitarbeitende getestet (Annahme + Notiz)
  • CRM-Synchronisation mit echtem Testdatensatz verifiziert
  • Kalender-Verfügbarkeiten korrekt hinterlegt
  • Notfall-Rufnummer / Eskalationspfad dokumentiert
  • Team über Go-Live informiert (E-Mail / Standup)
  • Monitoring-Dashboard für die ersten 7 Tage geöffnet
  • Alte Telefonansage / Mailbox deaktiviert
  • Ansprechpartner bei FonAgent im Kalender hinterlegt

Wöchentliche Optimierungs-Checkliste

15 Minuten pro Woche für stetig bessere Ergebnisse

  • 5 zufällige Transkripte gelesen
  • Lösungsquote der Vorwoche geprüft
  • Auffällige Übergaben identifiziert
  • Neue häufige Fragen ergänzt
  • Sperrwörter / Ausschluss-Themen aktualisiert
  • Kalender-Slots für die nächste Woche geprüft
  • Feedback aus dem Team eingesammelt

Lieber direkt mit jemandem sprechen?

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen FonAgent live an Ihrem Use-Case und beantworten alle Fragen aus den Checklisten persönlich.