Terminvereinbarung per KI bezeichnet die vollautomatische Buchung, Verschiebung und Absage von Terminen direkt im Telefongespräch — ohne menschliches Zutun. Der Anrufer nennt sein Anliegen, der KI-Telefonassistent prüft in Echtzeit den Kalender, schlägt freie Slots vor und bestätigt die Buchung.
Technisch greift der Assistent dafür über Schnittstellen auf Kalender- oder Praxissysteme zu. Die relevanten Daten — Name, Anliegen, Wunschtermin — erfasst er strukturiert per Variablen-Extraktion und trägt sie automatisch ins System ein. Bestätigungen und Erinnerungen können anschließend als Outbound-Anruf oder SMS erfolgen, was No-Shows nachweislich reduziert.
Gerade für Arztpraxen, Handwerksbetriebe und Dienstleister ist das der häufigste Anwendungsfall der KI-Telefonie: Bis zu 70 Prozent aller eingehenden Anrufe drehen sich um Termine — und lassen sich damit vollständig automatisieren.